Как заменить ушедшего в отпуск сотрудника: варианты и альтернативы

Пора отпусков для работодателей сопряжена с понятными сложностями из-за необходимости заменять сотрудников. Имеется несколько законных методов замены отпускников с помощью внутренних ресурсов фирмы или внешних работников.

Теплое время года традиционно является приятной порой отпусков, но кадровикам и работодателям оно часто приносит множество проблем. В то время как работники отправляются на отдых, руководителям приходится решать вопрос их временной замены, чтобы сохранить эффективность рабочих процессов. Рассмотрим возможные варианты временного замещения отпускников с учетом текущего трудового законодательства.

Временный перевод на должность ушедшего в отпуск работника – один из наиболее распространенных методов замещения отпускника. При этом переведенный сотрудник временно освобождается от своих предыдущих обязанностей.

Официально такой перевод должен регистрироваться с помощью дополнительного соглашения к трудовому договору. Однако в некоторых чрезвычайных случаях можно временно перевести работника и без договора. Например, при производственной аварии, техногенной или природной катастрофе, в других подобных ситуациях. При этом сроки временного перевода ограничиваются одним месяцем, а заработная плата сотрудника не должна быть менее средней зарплаты на прежней должности. Важный момент: если прежняя должность по истечении срока перевода работнику не возвращена, то соглашение о временном переводе потеряет силу, и новая должность будет считаться постоянной.

Совмещение работником параллельно двух должностей – пожалуй, самая распространенная практика для временной замены отпускников. Работу отдыхающего сотрудника берет на себя один из его коллег, одновременно выполняя и свои текущие функции. Разумеется, при этом работник имеет право на определенную доплату, размер которой устанавливается на основе взаимного соглашения, учитывающего условия трудового договора и объем дополнительных обязанностей (ст. 151 ТК РФ).

Технически совмещение должностей оформляется с помощью письменного соглашения, которое прилагается к трудовому договору. В документе должны быть прописаны конкретные сроки совмещения должностей, дополнительные обязанности и размеры дополнительных выплат. В случаях, когда функции ушедшего в отпуск сотрудника перекладываются на плечи нескольких работников, дополнительное соглашение необходимо составлять с каждым из них. При этом работающий по данной схеме сотрудник в любое время может отказаться от выполнения дополнительных обязанностей, а работодатель обладает правом досрочно прервать действие дополнительного соглашения.

От вышеописанной ситуации работа по совместительству отличается тем, что здесь обязанности разделены: на своей основной должности сотрудник работает полный день, а на новой – дополнительное время. Согласно ТК РФ, это требует заключения нового трудового договора, где будет указано, что данная должность является совместительством. Процедура сопровождается приказом о приеме на работу, на работника заводится новая карточка, а в трудовую книжку может быть внесена соответствующая запись (по желанию сотрудника). При этом длительность работы по совместительству ограничивается рамками четырех часов в день. Исключением служат случаи, когда работник свободен от работы на основной должности, и тогда он может отработать полную смену.

Работа по совместительству возможна не только для сотрудников, работающих на данном предприятии, но и для работников извне. Порядок оформления «внешнего» сотрудника, работающего по совместительству, практически тот же. Разница лишь в том, что обучение и адаптация работника с другого предприятия может потребовать дополнительного времени.

Нужно отметить, что в некоторых компаниях разработана целая система, позволяющая своевременно заменять сотрудников. Однако бывают ситуации, что организации не удается найти замену отпускнику, например, из-за небольшого штата. В таких случаях удачным выходом становится привлечение работников извне. В частности, пользуются спросом услуги временного персонала или аутсорсинг сотрудников. Подобные услуги оказываются компаниями, где предоставление персонала в аренду поставлено на профессиональную основу.

Еще один вариант, позволяющий заменить отпускника – срочный трудовой договор. Оформляется он почти также, как и договор постоянный, только присутствует ограничение во времени. В качестве различий можно отметить необходимость прописывать причины, на основе которых составлен временный договор, а также указывать соответствующую статью Трудового кодекса РФ. Еще одно отличие – в качестве окончания может указываться не только календарная дата, но и сроки наступления конкретного события (например, выход из отпуска сотрудника).

Работодателям последний пункт весьма удобен, поскольку отпускники не всегда своевременно возвращаются на работу. Человек может задержаться в отпуске, например, по причине болезни. И если срочный договор заключен с ограничением именно временными рамками, то по истечении сроков договора временный сотрудник может уйти, и работодателю нужно будет кем-то снова заменять отпускника. Если же в качестве окончания договора прописано событие (выход из отпуска), то временный работник будет выполнять текущие обязанности, пока из отпуска не вернется постоянный персонал.

Важный момент: Если по окончании временных сроков договора временный работник продолжит работу, то договор автоматически становится бессрочным. Также договором, составленным на неопределенный срок, может быть признан многократно заключенный временный договор для исполнения той же самой работы.

Существуют разные способы замещения работников, уходящих в отпуск. При этом работодателю следует заблаговременно оценивать ситуацию, заранее решая, каким образом будут заменяться отпускники с учетом реальной ситуации в организации. Также очень важно не «забывать» правильно оформлять трудовые отношения юридически, в полном соответствии с ТК РФ. Иначе работнику или работодателю будет весьма непросто отстоять свои права при возникновении конфликтов или трудовых споров.