Что предпринять для адаптации нового персонала?

Грамотно выстроенный процесс адаптации новых сотрудников позволяет улучшить эффективность работы организации и снизить текучесть кадров. Существует целый ряд инструментов, позволяющих упросить адаптацию новичков.

Любая современная компания держится, прежде всего, на людях. Именно от качества работы сотрудников зависит эффективность деятельности всей организации, ее прибыльность и конкурентоспособность. Поэтому серьезные компании всегда уделяли большое внимание подбору персонала, применяя различные методики тестирования и отбора работников.

Тем не менее, опыт многих организаций показывает, что даже хорошо разработанная система отбора сотрудников не обеспечивает необходимых результатов, если в компании не продуман вопрос адаптации персонала. И, к сожалению, далеко не каждая организация относится к фактору адаптации новичков серьезно. Совсем нередки случаи, когда с первых же дней работы новый сотрудник просто предоставлен сам себе, а итогом может стать его увольнение в течение ближайших недель.

Что понимается под адаптацией персонала? Если обобщить, то это приспособление работника к предъявляемым к нему требованиям, к сложившейся рабочей атмосфере в коллективе, к целям и ценностям организации.

Преимущества хорошо продуманного процесса адаптации персонала:

• максимально быстрый выход нового работника на установленные компанией стандарты работы, что минимизирует начальные издержки;

• экономия времени начальства и других сотрудников;

• снижение фактора текучести кадров;

• появление у новичка чувства уверенности и удовлетворенности работой, что благоприятно отражается на его деятельности в целом.

Рассмотрим подробнее, что именно необходимо для того, чтобы максимально быстро и эффективно адаптировать новых работников.

Наличие предварительного плана практически всегда обеспечивает более эффективную деятельность, нежели хаотические и спонтанные шаги. В полной мере это касается и адаптации недавно принятых новичков-работников. Тем более, что планирование позволяет более адекватно продумать необходимые шаги, оценить ресурсы для выполнения задачи.

Чтобы облегчить адаптацию сотрудников, специалисты советуют составить определенный план действий, в котором бы отражались пункты, подлежащие изучению. Лучше всего закрепить данные пункты за конкретными работниками, которые будут объяснять их новичку. А чтобы процесс не принял затяжную форму, по каждому пункту желательно прописать дату окончания обучения. Также очень важно предусмотреть способ получения обратной связи, чтобы была возможность оценить, насколько успешным был процесс обучения. Как вариант, для улучшения мотивации «учителей», которые будут тратить время и усилия на обучение новичка, можно предусмотреть какое-либо вознаграждение.

Разработка грамотной рабочей инструкции – отличный инструмент для быстрой адаптации нового персонала. Такая инструкция, по сути, является сборником алгоритмов для выполнения текущих задач, и ее использование позволит новичку встроиться в рабочий процесс без лишних вопросов. Создание рабочей инструкции лучше всего заранее поручить опытному сотруднику, а в дальнейшем следить, чтобы она своевременно обновлялась. Таким образом, в распоряжении руководителя всегда будет готовый эффективный инструмент, который можно использовать для быстрой адаптации новичков. Помимо этого, рабочая инструкция будет чрезвычайно полезна и во многих других случаях. Например, для замены сотрудника, отсутствующего по болезни, для замены отпускников.

Закрепление за новым сотрудником опытного наставника – классический способ адаптации персонала. Здесь важно, чтобы наставник имел достаточный опыт работы именно на этой или на аналогичной должности. Конечно, при этом не стоит забывать вопрос мотивации: лучше всего, когда учитель-наставник материально заинтересован в том, чтобы новичок максимально быстро и качественно освоился на рабочем месте.

Помимо профессионального опыта, наставник должен иметь желание обучать новичка, быть достаточно лояльным к организации, тактичным и терпимым к ошибкам. Идеальным вариантом является подготовленный наставник – то есть человек, прошедший специальное обучение. Типичная практика, когда нового работника обучает предпоследний пришедший в компанию, как правило, приносит не самые лучшие результаты.

Еще один важный момент: необходимо учитывать, что не только профессиональные знания наставника будут эталоном для новичка, но и его стиль поведения на работе. Поэтому в качестве наставляющих для нового персонала следует выбирать людей, которые оптимально соответствуют ценностям компании и строго следуют установленным правилам. Выбрав в качестве «учителя» специалиста с характерным «вольным» поведением, работодатель рискует получить такую же модель поведения и у новичка.

Помимо профессиональной, весьма важна и ценностная, социальная и дисциплинарная адаптация нового работника. Проще говоря, новичок должен органично вписаться в коллектив, принять правила, ценности и обычаи компании. Все это формирует то, что сегодня называют «командным духом» организации, и данному фактору придается все большее значение.

Оптимальный вариант, когда ценности компании четко сформулированы и изложены на бумаге, и новый сотрудник их сможет прочитать, а лучше – иметь у себя на рабочем столе. Специалисты рекомендуют знакомить новичков с ценностями организации в самом начале обучения, чтобы встроить их сразу же в процесс адаптации новых работников. В отдельных случаях следует ознакомить потенциального работника с ценностями компании еще на стадии отбора. Например, когда эти ценности и принципы несколько отличаются от привычных, и рассматриваются компанией как ее конкурентное преимущество. Здесь у новичка будет сразу возможность определиться: готов ли он следовать правилам и принципам компании, или же ему лучше поискать другую работу.

Чрезвычайно важна в адаптационном плане психологическая атмосфера в коллективе и отношение к новым сотрудникам. Если новичок с первого дня почувствует дружелюбное отношение, то это станет огромным плюсом. Нередко для этого устраивается символический праздник, когда коллектив отмечает «прописку» работника на новом рабочем месте.

Специалисты предлагают не выстраивать какой-либо жесткой конструкции для адаптации новичков. Этот процесс должен быть гибким и постоянно совершенствующимся. Нужно обращать внимание на процесс обратной связи, чтобы выяснять, насколько качественной и эффективной является адаптационная система. Особое значение здесь приобретает собеседование с новичками, которые вскоре после приема на работу решили уволиться. Такое собеседование часто позволяет выявить скрытые проблемы, что дает шанс изменений к лучшему. К сожалению, пока данным инструментом пользуются лишь немногие организации.

Правильная адаптация новых работников очень важна, и этот процесс не следует пускать на самотек. Лучше всего разработать хорошо продуманную адаптационную систему, которая позволит быстро обучать и интегрировать новичков в коллектив. Впрочем, если у компании нет времени, желания или ресурсов заниматься отбором и адаптацией работников самостоятельно, можно пойти по альтернативному пути. Отличные возможности для решения кадрового вопроса предлагают такие услуги, как аутсорсинг персонала, лизинг сотрудников, аутстаффинг персонала. Здесь можно не только переложить все проблемы, связанные с кадрами, на плечи профессионалов, но и получить дополнительную экономию.